Datenmanagement im Bildungsbereich ist für kommunale Verwaltungen eine herausfordernde Aufgabe: Für die Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Daten entlang der Bildungskette muss fachbereichsübergreifend zusammengearbeitet werden, nicht immer erfüllt vorhandene Software die Anforderungen, datenschutzrechtliche Bedenken können Prozesse verzögern, häufig sind Personalressourcen speziell für Datenmanagement begrenzt. Vor diesem Hintergrund beschäftigten sich Vertreter:innen von Kreis- und Stadtverwaltungen aus Mecklenburg-Vorpommern, Schleswig-Holstein und Niedersachsen in einem Online-Themenworkshop am 8. Juni 2023 mit den Fragen, weshalb sich Datenmanagement trotzdem lohnt und wie sich pragmatische Lösungen finden lassen.  

Zu Beginn nahm Dr. André Förster von der Koordinierungsstelle Bildungsmonitoring (KOSMO) eine theoretische Einordnung des kommunalen Datenmanagements vor und ging dabei auf dessen Relevanz auf strategischer, prozessualer und technischer Ebene ein. Auf strategischer Ebene ist für ein erfolgreiches Datenmanagement wichtig, zunächst das Erkenntnisinteresse und die Ziele festzulegen. Die Entwicklung einer Datenstrategie sollte von Leitungsebene unterstützt werden. Auf prozessualer Ebene empfiehlt sich eine Orientierung am Datenlebenszyklus, der die Phasen der Planung und Vorbereitung, Umsetzung und Nachbereitung berücksichtigt. Damit sich die technischen Potenziale der IT-Tools besser miteinander vergleichen lassen und die Auswahl für eine bestimmte Software erleichtert wird, hat die KOSMO eine Kategorisierung vorgenommen und einen „Entscheidungsbaum“ entwickelt (siehe auch Publikation KOSMO Spektrum 03). 

Anschließend zeigte Mervie Vernal, Bildungsplanerin des Kreises Segeberg, wie sich in einer Kreisverwaltung vorhandene Software bedarfsorientiert und flexibel anpassen lässt, um eigene Datenerhebungen durchzuführen. Sie stellte vor, wie sie gemeinsam mit der Firma Bitwerft das Software-Tool „PRIMUS Capture“ als Datenerfassungssystem mit dem Ziel weiterentwickelt hat, um Erhebungen an Schulen und Befragungen in der Jugendberufsagentur zu vereinfachen. Zum einen schilderte die Bildungsplanerin die verwaltungsinterne Vorgehensweise, um zu einer angepassten Softwarelösung zu kommen. Zum anderen skizzierte sie, welche Schnittstellen es gibt, um die erhobenen Daten mit bereits vorliegenden Bildungsdaten zu verknüpfen. Inzwischen nutzen verschiedene Fachbereiche das Software-Modul für eigene Erhebungen. 

Im zweiten Teil des Workshops zeigten Mitarbeitende von Bitwerft, welche Möglichkeiten Schulentwicklungsplanung und Kitabedarfsplanung mit spezieller Software bieten. Den Mehrwert von Schulentwicklungsplanung auch für kreisangehörige Gemeinden und Städte erläuterte Jonas Knudsen am Beispiel der Stadt Uetersen. Ergänzend gab Jan Krogmann einen Einblick in die Anwendungen „Bevölkerungsprognose“, „Neubaurechner“ sowie „Raumprogramm“ der Software PRIMUS Schule. Diese gewinnen nicht zuletzt im Kontext des Rechtsanspruchs auf Ganztagsbetreuung an Grundschulen an Bedeutung. Von ersten Erkenntnissen aus einem Pilotprojekt zur Kitabedarfsplanung im Kreis Pinneberg berichteten Johann Ullmann (ebenfalls von Bitwerft) und Michael Leeske, Fachdienstleiter Kindertagesbetreuung, Schule, Kultur und Sport im Kreis Pinneberg.